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   在竞争日趋激烈的市场环境下,现代企业工作效率和成本控制,成为企业生存的制胜之道,尤其是对于拥有几十年发展的历史的国有企业,如何能脱掉历史的包袱,利用创新的IT系统OA系统,提高企业效率降低办公成本、人力成本就成了企业发展中的重要课题。

  上海电气集团,是中国机械工业销售排名第一位的机电装备产业集团,它的历史可追溯到1880年。主要业务是从事设计、制造及销售各种电力能源设施、机电一体化设施、交通设施及环保系统等产品及相关服务。

    作为一家拥有悠久历史的离散型制造行业企业,在不断发展的同时,企业在日常办公中遇到OA设备冗余、种类繁多、部署分散等问题,造成了维护管理成本高昂的问题,每年仅仅用在OA设备维护人员和耗材再投入上的费用,就高达近几十万元。如何才能通过IT技术将这些老旧的设备进行行之有效的管理,保证办公文印输出效率的同时,降低办公文印费用的支出,成为上海电气旗下某工厂IT部门研究课题。

  通过深入的基层用户走访调研,发现制造行业在不断创新业务和深化服务的同时,对于办公设备应用的需求也在随之变化,特别是在文档输出的需求方面,变化尤为明显。传统打印、复印、扫描功能在速度、品质等方面已经不能满足日益提高的办公效率需求,大量冗余的陈旧设备不但不能满足文印需求,反而因为高发故障和种类繁多的耗材成为企业发展的短板,更有甚者因为打印设备的陈旧,机器存在严重的漏粉、电磁辐射等影响职工身体健康、危害环境等严重问题。

  部署整体OA文印解决方案

  通过与OA行业文印解决方案全球领导品牌理光接触,初步认识到企业要补齐文印设备的短板,就需要根据企业自身需求,定制整体文印解决方案,并提出了 “新的打印、复印、扫描设备要高度整合,提高效率;提高可控性,降低文印成本;后期管理方便,保证文印输出安全和降低能耗,符合环保精神,这四个方面的需求。”

  理光公司就现存的问题、需求点、设备配置与选型、布局、软件功能、流程、售后服务等方面进行了调研,并根据需求为企业自身需求量身打造了制造业企业专属解决方案,达到一下效果:

  一、 降低成本,根据文印需求,淘汰部分现有冗余老旧设备,集中部署理光数码复合机,通过机器性能提升,减少设备数量。

 二、提高效率,根据各部门文印需求,配备相应性能的数码复合机,并将数码复合机与企业网络打通,用户通过IC卡在企业内进行漫游打印,降低了因为打印的设备故障或拥堵而造成的办公效率问题。

  三、安全性,所有复合机增加IC卡认证功能,用户打印复印之前必须经过授权的IC卡认证,只有本人能看到自己打印的文档,不会跟他人的作业相互拿错,外来人员更无法随意完成复印、打印、扫描等操作,确保文档的安全。

  四、监控报表,管理系统对设备运行状态进行监控,故障报警、消耗统计、分析报告等。报表数据可导出,实现了企业文印量化标准。

  五、健康环保,服务商须提供符合国家及厂商认可的、质量完好的打印耗材,符合环保方面的厂家、国家标准,降低文印设备给环境带来的破坏,并保证员工健康。

  六、与理光签订管理协议,厂商通过抄表服务对硬件设备进行日常的维修与维护、定期保养、提供耗材、进行使用满意度调查、统计服务数据并提供运营报告等相关的增值服务保障了产品的使用周期,简化了IT、行政部门管理流程,提高企业整体运转效率。

  实施1年 文印成本降50%

  通过1年多的实施和使用,理光公司提供的整体办公文印解决方案,取得了惊人的效果,高性能的理光数码复合机,无论是在打印复印速度、文件输出效果上,都有了质的提高,而自动输稿器、自动双面等功能,更进一步提高了办公效率同时,减少了纸张的浪费,更进一步的降低了企业办公成本,在解决方案实施一年中,整体的办公成本降低约50%左右。

  随着制造业信息化的不断深入,企业在实现数字化工厂过程中不断摸索,在实现了制造流程数字化管理、物流数字化管理之后,对企业文印输出数字化方面也提出了更高的要求。而整体性、定制型的行业解决方案势必会成帮助制造业企业降低办公成本,提高办公效率,助力企业发展的利器。

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